仔细计划您的会议以使其有效至关重要。花时间计划并确保所有必要的元素到位将有助于会议取得成功，并为所有信息提供适当的覆盖范围。以下是规划有效会议的五个基本步骤。
　　确定目的。召开商务会议的原因有很多：审查预算、提出销售目标、推出新的促销活动或三者的结合。一旦您知道会议的目的，您就可以确定谁需要在议程上留出时间。您还应该确定会议所需的场地大小。一个会议室可能就足够了，或者您可能需要根据会议的目的安排一个更大的房间。

　　查明细节。选择演示者时，请清楚您希望他们涵盖的内容以及原因。在执行此操作时，请检查他们在演示期间可能需要的视听设备类型（例如投影仪）或其他东西。完成此操作后，请继续安排必要的设备。为会议整理餐饮或礼品袋。如果会议是关于新产品促销的，礼品袋有助于让员工对产品感到兴奋。在会议期间计划一份百吉饼小吃或午餐也可以提振士气。

　　传播这个词。向所有预计出席的员工宣布会议的时间和地点。设置自动电子邮件提醒可以节省时间。提醒应提前一天发出，让员工有时间查看。

　　完成议程。与每位演示者交谈并仔细检查可用性和时间。仔细检查必要的视听项目并解决任何时间或日程安排问题。与会议地点核对一下，特别是如果它不在现场，是个好主意。议程确定后，通过电子邮件将其发送给与会人员。如果是大型会议，准备分发议程的副本可能是合适的。

　　总结一下细节。准备参加会议的个人所需的任何讲义或其他物品。验证礼品袋是否已完成，食品服务是否会准时到达且正确无误。这些项目应该在前一天完成，以帮助会议顺利进行。请务必遵循计划的议程，以确保高效、及时的会议。