商务会议场所管理混乱，是很多酒店都会有的问题。这些问题，如：没有处理好商务会议预约情况，导致很多客户会议时间出现冲突，或会议场所一团糟，不能使客户满意等一系列问题，都在一定程度上反映了酒店管理的松懈，也增加了会议组织者的不满情绪。现在北京五矿君澜酒店来跟大家谈一谈商务会议场所的管理问题。
 
　　一、制定会议预约表。
 
　　安排预约的方式方法有很多种，可以采用传统人力记录法，当然也可以采用现代较强的网上预约法，并采购相应的会议室预约设备。
 
　　企业规模较小，会议需求不强，可提前几小时预定；企业规模较大，会议需求较多，可提前半天至一天预定。接到预约申请的酒店要立即查询时间和地点是否有冲突，若没冲突，可答应客户，并做好记录。
 
　　二、设备设施管理。
 
会议厅的设备设施从桌椅凳到投影灯都是专门用于会议室的设备设施；不得私自调换，如有损坏按原价赔偿；会议厅的设施为会议室专用，未经许可不得私自借用、占用。商务会议期间，要安排专人对设备设施进行定期维护和故障检查，如果条件允许，也要及时安排更换。
 
　　此外酒店还要准备好商务会议所需要的的“道具”。
 
　　最基本的就是座椅啦，作为会议室最基本的设备，北京五矿君澜酒店建议酒店要有充足的座椅。要保证桌椅质量，不只是指质量坚固耐用，更要保证其舒适与美观，在整体环境中是否协调得当等等。
 
　　此外，如果涉及多个部门、上下级多个单位的联合办公会议，如有必要，还应提前准备名牌、茶水、茶食等用品；
 
　　会议开始前，酒店可以准备好会议签到本，它可以帮助我们了解出席会议的所有人以及会议人数。有助于我们了解会议的组织。
 
　　其次还要备好是我们“常见”的白板和书写工具。虽然现在的投影机系统、电脑技术都很发达，但这种“老掉牙”的写法仍然被大多数人所喜爱，而且使用也非常方便。
 
　　当然，现代会议当然少不了科技设备。例如，我投影仪，电脑，激光笔，打印机，录像机，LED显示屏，甚至是直播设备，还有我们的电话，音响都在这一行列。
 
有时，为了加强商务会议的效果，或强调会议的严肃性和重要性，我们还搞到了一些会议标语、会议标语等。在更大规模的会议上，还将包括会标设计、宣传展板布置等。这些酒店都可以提前做好准备。
 
　　三、清洁卫生。
 
　　会议室的地毯/地砖、墙、桌椅应定期进行相对彻底的清洁和保养。开会时，与会人员有必要也有责任保持会议室整洁。酒店除了要打扫会议室卫生外，还要提示大家：会议室内禁止吸烟；请勿在会议室就餐、用餐；会议室内禁止堆放杂物；会议室内禁止放置有气味的物品。
 
四、商务会议开始到结束的管理
 
1、商务会议进行的时候
 
　　开会时，所有设备设施都要轻装上阵；如有故障，要及时维护，不得私自维修；同时，严禁在会议室举办非会议性质的活动。
 
　　2、会谈之后
 
　　会后应带走所有个人物品，并将会议室整理好，关掉所有电器、门窗；并及时解除会议状态或通知会议室负责人。
 
　　3、会议后特殊情况管理
 
会议厅内发生下列情况：桌椅及地板损坏，有刮痕，有磕碰；饮水机、空调、茶具等物品及设施受损；桌椅未放好；电器开关未打开；门窗打开；物品丢失等，酒店可以追究有关人员的责任，并按情节索要赔偿。
 
商务会议场所的管理事项还有很多，无论是站在酒店角度还是站在企业客户角度上，都要重视酒店场所的管理，毕竟这直接关系到商务会议的开展情况。以上便是北京五矿君澜酒店的相关分享。