1.提前计划

　　根据会议的规模，应尽早制定计划。提前几个月，如果我们谈论的是大型会议，但即使是较小的活动也需要时间来将所有拼图放在正确的位置。我们的建议是不要在实际活动开始前6个月内离开。如果您有一个特定的场地，或者您的演讲者很难预订，您的时间安排应该取决于这些因素。

　　2.设定时间尺度

　　虽然我们认识到会议可能是一个不断变化的环境，但及时的决策和满足供应商的最后期限将最终导致有效执行活动，并可以为您节省昂贵的附加费以及额外的交通和人员成本。尝试并尊重供应商的时间尺度挑战，从长远来看，这将带来回报。

　　3.规划会议的理想规模

　　会议的规模可以有很大差异。在计划阶段，最好决定您想组织什么样的活动、有多少参与者、有多少演讲者、会议的长度等。主要的限制可能是您的预算，这会将我们带到下一点。

　　4.设定预算

　　最终，我们在组织会议时必须牢记，我们的主要限制可能是金钱。理想的过程是确定什么将使您的会议取得成功：位置？扬声器？娱乐？餐饮？所有这些因素都有助于会议的成功，但它们也会影响您的成本。计划两个或三个不同的预算水平，并选择更可能使您的会议取得成功的预算水平。

　　5.选择您的扬声器

　　无论您的利基是什么，演讲者的素质很可能使会议取得成功。在许多领域，演讲者是会议的明星，出席率会受到他们的质量的影响。如果很难找到好的演讲者，请提前做好计划。您不希望以组织得非常好的会议结束，但与您的听众分享的内容却很少。

　　6.选择位置

　　会议的地点是其成功的重要因素。如果您的会议将持续2-3天或更长时间，您需要一个交通便利、公共交通便利且在该地区拥有众多酒店和餐馆的地方。阅读我们的博客，了解为什么西伦敦是您举办下一次活动的理想地点。

　　7.与场地交谈

　　如果计划一个成功的会议对您来说似乎是一项艰巨的任务，或者如果您在活动管理方面没有丰富的经验，请与您的场地交谈。他们拥有丰富的经验，他们非常愿意与您分享，因为您的成功也是场地的成功。在奥林匹亚伦敦，我们非常想了解您的活动目标；您想要实现的目标、您的期望、受众特征以及是否有任何行为趋势。我们对场地的经验和知识意味着我们可以建议定制解决方案，以最大限度地提高我们的空间和服务为您服务的方式。

　　8.选择您的供应商

　　MICE行业有很多很棒的供应商，如果您还没有指定供应商，正在寻找重新招标，或者想要一个独特的定制解决方案，然后与您的场地交谈，他们很可能已经看到许多供应商在他们的空间工作，并且可以做一些有价值的介绍。认可您的供应商可以带来的经验和专业知识；与他们讨论您的目标和挑战，他们将与您一起寻找解决方案。

　　9.关注游客体验

　　现场活动在当今市场中仍然非常重要；虽然先进的技术增强了我们的行业，但它们无法取代人类互动的元素。引人入胜的内容、明确的目标和使您的活动与众不同、与竞争对手不同或更好的USP都是吸引游客出席的令人信服的理由。应仔细考虑访客体验和参与度，以最大限度地提高ROI/ROO并推动客户保留”。