查看会议要求

　　虽然以下列出的项目听起来像它们属于RFP，但它们是您在提交RFP之前必须确定的高级注意事项。此信息可以在投标中使用，或者可以帮助您深入到下一个级别。
　　目标

　　会议的目的和目的是什么？一旦您可以清晰，简洁地传达它们，许多场所将成为显而易见的选择。

　　风格

　　会议的风格是什么？它是用于员工的网络功能，志趣相投的专业人士的教育会议还是大型的年度协会会议？此外，场地是否反映了组织的形象？您的公司，其利益相关者和赞助商会为进入这个地方感到骄傲吗？另一方面，这对您的客人来说是否过于奢华？这需要花费时间进行评估，并且要求像您这样的计划者走一条细线。场地不应太“杂物”。太便宜或太贵不是您希望听众听到的话。

　　会议空间，视听和美食

　　您的会议总空间是多少？会议中心，会议中心或酒店最适合您的团队吗？您需要多少个分组讨论室，您想使用外部功能空间吗？

　　您需要哪种类型的视听设备，包括立管和讲台？有现场技术支持吗？

　　有什么方法可以通过酒店的大门罩或数字标牌为您的活动打上烙印？

　　Wi-Fi是否遍及整个设施（包括室外空间）普遍存在？它是免费的还是收费的？

　　那充电站呢？它们在整个空间中都可用吗？它们是否支持多种类型的移动设备？

　　看一下食物和饮料–总体来说，菜是什么？如果需要，您可以引入外部餐饮服务吗？

　　分解预算

　　如果您像大多数会议专业人员一样，则可以在每次会议结束时从与会人员那里收集会议调查和会议调查，以收集有关什么有效和哪些无效的反馈。现在是时候总结这些结果并从中汲取教训了。此外，如果这是一年一度的活动，请仔细查看您的三年历史。分析空间，视听，演示者，食品和饮料以及其他重要项目上的会议支出。最后，将这些结果与您的目标相对应。他们如何排队？您是否应该始终如一地做事，还是参加者想要新鲜事物？

　　寻找并寻求帮助

　　当您寻找场地指导以帮助做出有意义且成功的决策时，有大量可用的免费资源。会议和旅游局可以在三个主要方面为您提供帮助：

　　收集信息并与符合搜索条件的酒店联系

　　为目的地设定切合实际的期望，

　　向您介绍当地需求因素，例如高峰时间，特殊惯例和活动期间安排的建设项目