您打开公司的会议室预订软件并查看可用时间。您将这些时间与团队的开放日历进行交叉检查，以找到适合每个人的时间。幸运的是，您在会议室时间表中找到了30分钟是免费的。您使用会议室软件预订了时间段并出现，但第一次会议迟到了。你瞥了一眼会议室的iPad，再次确认你预订的房间，这导致侵占的一方多乞求十分钟。这会让您的团队在会议室外摆弄大拇指，浪费时间。不幸的是，这种令人头痛的场景对太多公司来说都是真实的。
　　您办公室的会议室是一种有限资源。对于看似无限的需求来说，这是一种有限的供应。我们的祖父母肯定不会每天都遇到这样的日程安排冲突吗？他们甚至没有会议室应用程序的帮助。我们和平共享会议室的能力怎么这么快就被削弱了？

　　简单的答案是我们安排的会议比以往任何时候都多。

　　JosephAllen博士是内布拉斯加大学奥马哈分校工业和组织心理学的助理教授。他估计在美国一天内举行2500万次会议。这是1999年举行的每日会议数量的两倍多！

　　中层管理人员的工作日充满了会议。据估计，中层管理人员一天中有35%的时间是在开会。对于上层经理来说，这个数字是两倍多，他们可能一天中有75%的时间都在开会。

　　会议需求的增加使您的办公室会议室的可用性变得紧张，这反过来又会扼杀生产力。您的企业不能浪费时间，那么我们如何缓解会议室的超额预订？

　　安排更少的会议

　　除非您的预算与Google相当，否则您很可能不会神奇地建造新的会议室来满足办公室对会议室的永不满足的需求。当需求大于供给时，你能做什么？减少需求。

　　这将需要组织转变，但可以安排更少的会议。Slack等公司提供简单的内部聊天工具，可实现快速沟通。您可以为不同的团队设置私人小组，例如您的设计团队与营销团队。团队成员只能访问他们受邀加入的群组中的消息。

　　像Slack这样的服务提供了两个主要好处。显而易见的是，对会议室可用性的依赖程度较低。您可以通过Slack频道举办会议，而不是为每个人寻找开放时间亲自见面的麻烦过程。第二个好处是Slack有一个很棒的搜索功能。通过Slack主持会议，您将自动创建会议记录，供您将来参考。

　　提供会议室安排软件

　　即使是减少会议的先进办公室，仍然需要与团队成员进行一些面对面的互动。即使您的公司开始更加依赖Slack、HipChat和FlowDock等聊天应用程序，也无法完全消除会议。

　　如果会议是必要的邪恶，您不妨将安排时间安排为过程中最不痛苦的部分。一个会议室调度应用程序由具有中心日历，每个人都可以通过预订一个房间assuages预订会议室的团队的头痛。每个人都可以看到会议室何时可用，因此绝对没有问题谁在房间里有优先权。

　　视频聊天更多

　　技术在视频会议方面取得了突飞猛进的发展。Skype和GoogleHangouts是两种视频聊天工具，可让您更轻松地进行虚拟会议，同时仍能直视您的团队。

　　与距离您20英尺的人进行视频聊天可能会感觉很有趣，但它可以极大地减少您的日程安排冲突。并非每次会议都是头脑风暴会议，人们需要在玻璃墙上涂鸦。如果您正在召开SCRUM会议并且只需要获取有关团队状态的更新，那么视频聊天就足够了。

　　您的会议室总是被预订的原因很简单：我们对会议太着迷了。他们让我们感到重要和忙碌。可悲的事实是，仅美国就在不必要的会议上浪费了370亿美元。通过减少会议需求并利用视频聊天或预订房间软件等新技术，您的公司将运行得更顺畅，您在会议室中的争吵也将减少。