如果您有一个大团队，可能需要长达两年的时间来计划您的偶数，但如果您做出快速决定，则可以在12个月内计划一次会议。如果您以前没有做过会议规划，那么实际情况是您可能会浪费大量时间过度思考每一个小决定，而错过一些最重要的细节。为了使首次会议组织者的这个过程更简单一些，我们汇总了您需要执行的重要步骤列表。 　　第一步：制定会议愿景

　　每个成功的活动都以清晰的愿景开始，但您需要采取行动将愿景变为现实——尤其是在衡量成本和做出明智的规划决策方面。首先，您需要首先确定谁、什么、何时、何地以及为什么。

　　第二步：制定你的商业计划

　　除非您正在组织一个由慈善机构或赠款资助的会议，否则您将需要制定一个计划，说明资金的来源和用途。了解资金的来源以及您必须花多少钱对于在此过程中尽早了解至关重要。为了为您的会议定价，您需要知道您将为与会者提供什么——您的演讲者阵容和行程是与会者的关键销售因素。

　　第三步：比较场地

　　在您对会议何时举行以及您想参加多少人有了更清晰的了解之后，您就可以开始寻找可接受的地点了。请记住，您的场地选择也会影响您的音频/视频和餐饮成本。这是因为大多数会议中心会要求您在活动中使用他们的内部服务。您还应该记住，您需要为来自该地区以外的与会者提供过夜住宿。这种需求将使您的场地寻找决策更加复杂。

　　第四步：招募参与者

　　即使是最知名的活动也需要推销他们的活动，以确保每个地方都坐满。出席人数是任何活动成功的关键，因为良好的出席人数将为他们带来收入和赞助机会。您为活动注册的人数越多，您就会看到更多的广告和参与空缺需求。如果您可以吸引人群参加您的活动，那么其他一切都会水到渠成。但是，您的活动越大，注册就越困难。这是在线注册系统可以发挥作用的地方，它可以帮助您更轻松地跟踪您的号码、处理您的付款和组织您的数据。

　　第五步：现场详情

　　所以现在你已经组织了会议的业务元素，你需要开始考虑现场细节。这包括诸如您的与会者将如何参加会议、您如何布置房间以及食品和饮料将在哪里分发等内容？这是大多数人与活动策划相关的会议策划部分。我们发现协调所有细节的最简单方法是让您自己站在与会者的角度，想象他们当天将如何思考和行动，这样您就可以在任何潜在问题出现之前解决它们。

　　第六步：活动管理

　　大多数会议通常都有一个会议楼层或展览区，供应商在那里租用空间以便能够推广他们的产品。如果你组织得好，这对你来说可能是一个非常有利可图的机会。请记住，展区需要您在资源和时间方面做出重大承诺，因此在您做出承诺之前，请确保您已做好充分准备来管理多个供应商的需求。完成所有这些步骤后，您应该计划在所选地点举行会前会议。会前会议本质上是会前的会议，会议策划者和会场的会议服务经理都应参与其中。它通常在活动前几天举行，与演练不同。预会是活动策划者与当天将参与的管理团队一起审查活动的所有最终后勤工作的绝佳机会。它通常由场地的服务经理安排，是每个人与所有参与者建立融洽关系的好方法。在会前会议期间，您应该确保突出活动的主要目标，包括谁主办、您想要传达的关键信息以及重要的VIP是谁。这也是审查活动规范的好时机，包括有关活动本身的所有相关细节。这可能包括日期、时间、联系人、与会者资料、食品和饮料、紧急联系人、交通、账单、音频/视频等。您应该记得询问有关活动规范的详细问题，例如人员配备水平和主要联系人姓名。您可能还想确定：

　　-餐饮要求

　　-客房要求

　　-会议和展览要求

　　-会议室要求

　　-技术要求

　　-有关标牌放置的详细信息